KI-Verordnung (EU AI Act) für KMU: Was gilt konkret, wenn ihr KI einführt?

Betrifft die KI-Verordnung auch uns?

Sehr wahrscheinlich ja. Die KI-Verordnung, offiziell Verordnung (EU) 2024/1689 und international als EU AI Act bekannt, gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat. Sie fragt nicht nach der Größe eures Unternehmens. Wer ein KI-System beruflich in eigener Verantwortung verwendet, ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4). Ausgenommen ist die rein private Nutzung. Die Größe spielt erst in Details eine Rolle, etwa bei Erleichterungen für KMU und bei der Obergrenze von Bußgeldern.

Die DSGVO ist ein eigenes Gesetz und gilt daneben weiter. Um sie geht es in diesem Artikel nicht.

Die wichtigsten Termine auf einen Blick:

1. 01.08.2024: Die Verordnung tritt in Kraft.
2. 02.02.2025: KI-Kompetenz (Art. 4) und Verbote (Art. 5) gelten.
3. 02.08.2025: Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck gelten.
4. 02.08.2026: Die Verordnung gilt allgemein, darunter die Transparenzpflichten nach Art. 50.
5. 02.12.2026: Zwei neue Verbote gelten. Anbieter generativer Systeme, die schon vor dem 02.08.2026 in Verkehr gebracht, also erstmals auf den Markt gebracht wurden, müssen bis dahin die maschinenlesbare Kennzeichnung umsetzen.
6. 02.12.2027: Hochrisiko-Pflichten für die Einsatzfelder aus Anhang III, zum Beispiel Personal und Kreditwürdigkeit.
7. 02.08.2028: Hochrisiko-Pflichten für KI in Produkten, die schon heute unter EU-Produktrecht fallen (Anhang I).

Welche Fristen gelten heute, Stand Oktober 2026?

Was	Seit oder ab	Gilt für euch, wenn …
KI-Kompetenz (Art. 4)	02.02.2025	ihr KI-Systeme beruflich nutzt oder anbietet
Verbotene Praktiken (Art. 5)	02.02.2025	ihr solche Systeme anbietet oder nutzt
Neue Verbote: KI für intime Darstellungen realer Personen ohne Zustimmung und für Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs	02.12.2026	ihr solche Systeme anbietet oder dafür nutzt
Pflichten für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck	02.08.2025	ihr selbst so ein Modell anbietet. Als Nutzer von ChatGPT oder Copilot seid ihr nicht gemeint
Transparenzpflichten (Art. 50)	02.08.2026	ihr einen Chatbot oder ein generatives KI-System anbietet, mit KI Deepfakes erstellt oder ungeprüfte KI-Texte zu Themen von öffentlichem Interesse veröffentlicht
Maschinenlesbare Kennzeichnung für generative Systeme, die vor dem 02.08.2026 in Verkehr gebracht wurden (Art. 111 Abs. 4)	bis 02.12.2026	ihr Anbieter eines solchen Systems seid
Hochrisiko-KI nach Anhang III	02.12.2027	ihr KI etwa für Bewerberauswahl, Leistungsbewertung oder Bonitätsprüfung von Privatpersonen einsetzt
Hochrisiko-KI nach Anhang I	02.08.2028	eure KI Sicherheitsbauteil eines regulierten Produkts oder selbst so ein Produkt ist und das Produkt von einer externen Prüfstelle bewertet werden muss, etwa bestimmte Medizinprodukte oder ein Aufzug

Diese Termine stammen zum Teil aus der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten Digital Omnibus zur KI. Sie wurde am 24.07.2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist seit 27.07.2026 in Kraft. Sie hat die Hochrisiko-Pflichten verschoben, vorher galten der 02.08.2026 für Anhang III und der 02.08.2027 für Anhang I. Außerdem hat sie Art. 4 neu gefasst und zwei Verbote ergänzt. Die Transparenzpflichten nach Art. 50 sind geblieben, neu ist vor allem die Übergangsfrist für die maschinenlesbare Kennzeichnung (Art. 111 Abs. 4).

Ältere Ratgeber nennen oft den 02.08.2026 oder den 02.08.2027 als Start für Hochrisiko-Pflichten. Das ist überholt.

Sind wir Betreiber oder Anbieter?

Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer rein privat (Art. 3 Nr. 4).

Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt (Art. 3 Nr. 3). In Betrieb nehmen umfasst laut Verordnung auch den Eigengebrauch (Art. 3 Nr. 11).

Drei typische Fälle:

1. Euer Team nutzt ChatGPT, Copilot oder ein anderes fertiges KI-Tool. Dann seid ihr Betreiber. Anbieter ist der Hersteller des KI-Tools.
2. Ihr lasst eine eigene Anwendung mit KI-Funktion bauen und setzt sie unter eurem Namen ein, etwa einen Chatbot auf eurer Website oder eine interne Auswertung. Dann könnt ihr selbst Anbieter sein, auch wenn ihr die Anwendung nur intern nutzt, ein Dienstleister programmiert hat und darunter das Sprachmodell eines großen Herstellers läuft (Art. 3 Nr. 3 und 11). Lasst das im Einzelfall prüfen. Bietet euer Dienstleister die Anwendung dagegen unter seinem eigenen Namen an, ist er der Anbieter.
3. Ihr ändert den Zweck eines KI-Systems so, dass es zum Hochrisiko-System wird, zum Beispiel indem ihr einen allgemeinen Chatbot Bewerbungen sortieren lasst. Dann gelten nach Art. 25 Abs. 1 die Anbieterpflichten für Hochrisiko-Systeme für euch. Dasselbe gilt, wenn ihr ein Hochrisiko-System mit eurem Namen oder eurer Marke verseht oder so wesentlich verändert, dass es hochriskant bleibt. Auch das ist im Einzelfall zu prüfen.

In Projekten, in denen wir KI-Funktionen in bestehende Software einbauen, stellt sich die Rollenfrage früh. Klärt sie vor dem Bau, nicht danach. Bei Hochrisiko-Systemen tragen Anbieter deutlich mehr Pflichten als Betreiber. Sonst unterscheiden sich die Pflichten vor allem bei der Kennzeichnung (Art. 50). Wenn ihr unsicher seid, lasst die Rolle rechtlich prüfen. Davon hängt ab, welche der folgenden Abschnitte für euch gelten.

Was müsst ihr jetzt schon tun? KI-Kompetenz und Verbote

Seit dem Omnibus lautet Art. 4 so: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Das gilt auch für andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, etwa Dienstleister. Ein bestimmtes Kompetenzniveau je Person müsst ihr ausdrücklich nicht garantieren (Art. 4 Abs. 1).

Die Bundesnetzagentur nennt, was dafür nicht vorgeschrieben ist: garantierte Kompetenzniveaus, standardisierte Schulungen, externe Zertifikate und ein KI-Beauftragter. Sie empfiehlt aber, die Maßnahmen gut zu dokumentieren, also Art, Umfang und Teilnehmende.

Ein guter Anfang sind für viele KMU drei Punkte. Wie weit ihr darüber hinausgeht, hängt davon ab, wer KI wofür nutzt, welches Vorwissen die Leute haben und wen die Ergebnisse betreffen (Art. 4 Abs. 1):

• Eine kurze interne Regel: welche KI-Tools erlaubt sind, wofür, und welche Daten nicht hineingehören.
• Eine Einweisung für alle, die KI nutzen, mit Datum, Inhalt und Teilnehmerliste.
• Neue Mitarbeitende beim Einstieg einweisen und die Regel auffrischen, wenn neue KI-Tools dazukommen.

Die Verbote nach Art. 5 betreffen die meisten KMU nicht. Ein Punkt ist aber nah am Büroalltag: KI, die die Emotionen von Menschen am Arbeitsplatz ableitet, etwa aus Gesicht oder Stimme, ist verboten, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f). Ab 02.12.2026 kommen Verbote für KI-Systeme dazu, die realistische intime Darstellungen erkennbarer Personen ohne deren Zustimmung oder Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs erzeugen oder verändern (Art. 5 Abs. 1 Buchst. ba und bb). Als Nutzer seid ihr nur betroffen, wenn ihr ein KI-System gezielt dafür einsetzt. Die normale Nutzung von Bildgeneratoren fällt nicht darunter. Baut ihr eine Bild- oder Videofunktion in eine eigene Anwendung ein, könnt ihr Anbieter sein. Ab 02.12.2026 braucht sie dann zumutbare Schutzmaßnahmen gegen solche Inhalte, wenn die Anwendung sie vorhersehbar erzeugen kann (Art. 5 Abs. 1a). Prüft, ob das genutzte KI-Modell solche Filter mitbringt.

Wann muss KI gekennzeichnet werden? Transparenz nach Art. 50

Art. 50 gilt seit 02.08.2026. Er verteilt die Pflichten auf zwei Rollen: den Anbieter, also den Hersteller des KI-Tools, und den Betreiber, also euch als Nutzer. Für ein KMU, das fertige KI-Tools nutzt, heißt das:

Was ihr selbst sichtbar kennzeichnen müsst (Betreiber):

1. Deepfakes (Art. 50 Abs. 4 Unterabs. 1). Ein Deepfake ist ein mit KI erzeugtes oder verändertes Bild, Video oder Tonstück, das echten Personen, Gegenständen, Orten, Einrichtungen oder Ereignissen ähnelt und fälschlich echt wirken würde (Art. 3 Nr. 60). Ihr legt offen, dass der Inhalt künstlich erzeugt oder verändert ist. Beispiel: ein KI-Bild, das wie ein echtes Foto eures Teams, eurer Räume oder eines echten Produkts aussieht. Bei offensichtlich künstlerischen, satirischen oder fiktionalen Werken reicht ein Hinweis, der das Werk nicht stört.
2. KI-Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse (Abs. 4 Unterabs. 2). Veröffentlicht ihr einen KI-Text, um die Öffentlichkeit über solche Angelegenheiten zu informieren, legt ihr offen, dass er von einer KI stammt. Die Pflicht entfällt, wenn ein Mensch den Text geprüft oder redaktionell kontrolliert hat und eine Person oder euer Unternehmen die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt.
3. Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung (Abs. 3). Setzt ihr so ein System ein, informiert ihr die betroffenen Personen. Am Arbeitsplatz ist Emotionserkennung ohnehin verboten, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen.

Der Hinweis muss klar, eindeutig und barrierefrei sein und spätestens bei der ersten Interaktion oder beim ersten Kontakt mit dem Inhalt kommen (Abs. 5).

Was der Hersteller des KI-Tools erledigt (Anbieter):

• Maschinenlesbare Markierung (Abs. 2). Anbieter von KI-Systemen, die Text, Bild, Ton oder Video erzeugen, markieren die Ausgaben maschinenlesbar als künstlich erzeugt, zum Beispiel mit Wasserzeichen oder Metadaten (Erwägungsgrund 133). Das ist keine sichtbare Kennzeichnung. Nutzt ihr nur fertige KI-Tools, müsst ihr dafür nichts tun. Ausgenommen sind unterstützende Funktionen bei der Standardbearbeitung und Systeme, die eure Eingaben nicht wesentlich verändern. Für Systeme, die schon vor dem 02.08.2026 in Verkehr gebracht wurden, läuft eine Frist bis 02.12.2026 (Art. 111 Abs. 4). Die Frist gilt nur für diese Markierung, nicht für den Chatbot-Hinweis und nicht für eure Pflichten als Nutzer. Eigene Anwendungen, die ihr nur intern nutzt, nennt die Regel nicht. Geht dann davon aus, dass die Markierung seit 02.08.2026 gilt.
• Hinweis im Chatbot (Abs. 1). Ein KI-System, das direkt mit Menschen kommuniziert, muss so gebaut sein, dass sie erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, außer es ist offensichtlich. Beispiel: Das Chat-Fenster auf eurer Website sagt gleich zu Beginn, dass eine KI antwortet.

Lasst ihr eine Anwendung mit KI-Funktion unter eurem Namen bauen, etwa einen Chatbot für eure Website oder einen Textgenerator in eurer Software, könnt ihr selbst Anbieter sein. Dann können auch diese Pflichten bei euch liegen: der Hinweis bei Anwendungen, die direkt mit Menschen kommunizieren, die Markierung bei Anwendungen, die Inhalte erzeugen. Klärt mit eurem Dienstleister, wer sie erfüllt.

Was ihr als Nutzer nicht kennzeichnen müsst: KI-erzeugte Texte, Bilder, Videos und Töne, die keine Deepfakes sind und keine Texte zur Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Das betrifft etwa interne Entwürfe, Angebotstexte, Produktbeschreibungen oder eine erkennbar gezeichnete Illustration. Auch ein Text zu öffentlichen Themen braucht keinen Hinweis, wenn ein Mensch ihn geprüft hat und ihr die redaktionelle Verantwortung tragt. Kennzeichnungspflichten aus anderen Gesetzen bleiben unberührt (Abs. 6). Prüft im Einzelfall. Die Bundesnetzagentur verweist dazu auf eine Leitlinie und einen Praxisleitfaden der EU-Kommission.

Was bei Verstößen droht: Für Verstöße gegen Art. 50 sieht Art. 99 Abs. 4 Geldbußen bis 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für KMU gilt der jeweils niedrigere Betrag (Art. 99 Abs. 6). Bei verbotenen Praktiken liegt die Obergrenze bei 35 Mio. € oder 7 % (Art. 99 Abs. 3).

Welche Risikoklasse hat unser KI-Einsatz?

Praktisch lassen sich KI-Einsätze in vier Stufen einordnen:

Stufe	Beispiele aus KMU	Was gilt
Verboten (Art. 5)	Emotionserkennung bei Beschäftigten am Arbeitsplatz, Bewertung von Personen nach ihrem sozialen Verhalten mit ungerechtfertigter Benachteiligung	darf nicht eingesetzt werden
Hohes Risiko (Anhang III)	Vorauswahl von Bewerbungen, Bewertung von Leistung und Verhalten Beschäftigter, Bonitätsbewertung von Privatpersonen	strenge Pflichten ab 02.12.2027
Transparenzpflicht (Art. 50)	Kunden-Chatbot, KI-Bild, das echte Personen, Orte oder Produkte täuschend echt zeigt	Hinweis oder Kennzeichnung seit 02.08.2026
Keine besonderen Pflichten außer KI-Kompetenz, wenn ihr fertige KI-Tools nutzt	Belegerkennung mit Prüfansicht, Suche in eigenen Unterlagen, Vorsortieren von E-Mails, Textentwürfe	Art. 4. Bei einer eigenen Anwendung kann zusätzlich Art. 50 gelten.

Die Einstufung hängt vom Einsatzzweck ab, nicht vom KI-Tool. Dasselbe Sprachmodell ist beim Vorsortieren von E-Mails unkritisch und beim Sortieren von Bewerbungen ein Hochrisiko-Fall.

Es gibt eine enge Ausnahme: Ein Einsatz aus Anhang III gilt nicht als hochriskant, wenn er kein erhebliches Risiko birgt und nur eine eng begrenzte Hilfsaufgabe hat, zum Beispiel eine Bewertung nur vorbereitet oder das Ergebnis einer abgeschlossenen menschlichen Arbeit verbessert. Das Gesetz zählt diese Fälle genau auf (Art. 6 Abs. 3). Sobald das System ein Profiling von Personen vornimmt, greift die Ausnahme nie. Wer sich als Anbieter auf sie beruft, muss seine Bewertung dokumentieren und das System registrieren (Art. 6 Abs. 4). Für eine erste Einschätzung bietet die Bundesnetzagentur ein Online-Tool an, den KI-Compliance-Kompass.

Was gilt für Hochrisiko-Systeme, und ab wann?

Für Einsätze aus Anhang III ab 02.12.2027, für KI in regulierten Produkten nach Anhang I ab 02.08.2028. Als Betreiber müsst ihr dann je nach Einsatz vor allem (Art. 26 und 27):

• das System nach der Betriebsanleitung des Anbieters verwenden (Abs. 1),
• die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die dafür die nötige Kompetenz, Ausbildung und Befugnis haben (Abs. 2),
• bei Eingabedaten, die ihr kontrolliert, darauf achten, dass sie zum Zweck passen und ausreichend repräsentativ sind (Abs. 4),
• den Betrieb überwachen. Könnte das System Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte gefährden, stoppt ihr die Nutzung und informiert sofort Anbieter und Behörde. Schwere Vorfälle meldet ihr ebenfalls sofort (Abs. 5),
• automatisch erzeugte Protokolle, soweit ihr sie kontrolliert, mindestens sechs Monate aufbewahren, wenn der Datenschutz oder andere Gesetze nichts anderes verlangen (Abs. 6),
• Beschäftigte und ihre Vertretung informieren, bevor ein solches System am Arbeitsplatz eingesetzt wird (Abs. 7),
• bei Systemen aus Anhang III die Personen informieren, über die das System Entscheidungen trifft oder vorbereitet (Abs. 11),
• eine Grundrechte-Folgenabschätzung machen (Art. 27). Das müssen nur öffentliche Stellen, private Unternehmen, die öffentliche Dienste erbringen, etwa in Bildung, Gesundheitsversorgung oder Sozialdiensten, und alle, die Hochrisiko-KI für Bonitätsprüfungen von Privatpersonen oder für Lebens- und Krankenversicherungen einsetzen. Sie schätzen vorher ab, wie das System die Rechte der Betroffenen berührt.

Für Hochrisiko-Systeme, die schon vor diesen Terminen in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, gelten die Pflichten nur, wenn das System danach in seiner Konzeption erheblich verändert wird (Art. 111 Abs. 2). Die Verbote nach Art. 5 gelten trotzdem. Ob das zutrifft, ist im Einzelfall zu prüfen.

Anbieter eines Hochrisiko-Systems brauchen unter anderem ein Qualitätsmanagement, eine technische Dokumentation, eine Konformitätsbewertung und die CE-Kennzeichnung (Art. 16). KMU dürfen die technische Dokumentation in vereinfachter Form bereitstellen, seit dem Omnibus auch kleine Midcap-Unternehmen. Dafür nutzen sie ein Formular der EU-Kommission (Art. 11 Abs. 1).

Wie sieht „Mensch im Ablauf“ praktisch aus?

Die Verordnung verlangt menschliche Aufsicht ausdrücklich nur für Hochrisiko-Systeme (Art. 14 und Art. 26 Abs. 2). Als Gestaltungsprinzip taugt sie überall.

Ein Beispiel aus unserer Arbeit: In einem Machbarkeitstest für einen Softwarehersteller für Lagerlogistik haben wir Lieferscheine per KI ausgelesen, an neun echten Lieferscheinmustern. Unsichere Erkennungen laufen dort nicht automatisch durch. Sie landen in einer Prüfansicht neben dem Originalbeleg. Ein Mensch bestätigt oder korrigiert, erst dann geht der Datensatz ins System. Status: Machbarkeit getestet, das Pilotprojekt läuft.

Belegerkennung gehört nach der Logik der Verordnung nicht zu den Hochrisiko-Einsätzen. Die Prüfansicht ist trotzdem der Teil, der so eine Lösung im Alltag tragfähig macht. Mehr dazu, was KI in bestehender Software realistisch kann und wo sie scheitert.

Wie fangt ihr an? Ein Fahrplan in fünf Schritten

1. Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools werden im Haus genutzt, auch über private Konten?
2. Rolle klären: Seid ihr je Einsatz Betreiber oder Anbieter?
3. Risikoklasse prüfen: je Einsatz, nicht je KI-Tool.
4. Kompetenz und Kennzeichnung regeln: interne Regel, Einweisung, Hinweise bei Chatbots, Deepfakes und ungeprüften KI-Texten zu Themen von öffentlichem Interesse, alles dokumentiert.
5. Rechtlich prüfen lassen: bei jedem Hochrisiko-Einsatz und immer dann, wenn ihr unsicher seid.

Bei den Schritten 1 bis 3 hilft die KI-Analyse für euer Unternehmen. Wir sehen uns eure Abläufe an und sagen, wo KI sinnvoll ist und wo ein Einsatz kritisch wird. Die Analyse kostet ab 1.200 €. Sie ist eine fachliche Ersteinschätzung und ersetzt keine rechtliche Prüfung. Unsere Empfehlungen beruhen auf vielen umgesetzten Projekten und eigenen Tests. Wie wir mit Daten und Auftragsverarbeitung umgehen, steht unter Zusammenarbeit. Wer erst sortieren will, fängt mit einem kostenlosen Erstgespräch an.

Keine Rechtsberatung. Stand-Historie: 07.10.2026, erste Fassung. 08.10.2026, am Primärtext nachgeschärft (Rollen, Verbote, Art. 27, Kennzeichnung, Übergangsfristen). Wir prüfen diesen Artikel nach dem 02.12.2026 erneut (neue Verbote, Frist für die Markierung).