Wenn die Tabelle zum zentralen Tool geworden ist
Irgendwann kippt eine Excel-Datei von der Hilfe zur Abhängigkeit: Mehrere Leute arbeiten darin, es gibt konkurrierende Stände, niemand sieht, wer was geändert hat, und dieselben Daten stehen zusätzlich im ERP. Ab diesem Punkt kostet die Tabelle mehr, als sie spart, und zwar durch doppelte Eingabe, späte Fehler und fehlende Nachvollziehbarkeit.
materium software löst trotzdem nicht alles auf einmal ab. Der Weg, der funktioniert, beginnt mit dem einen Ablauf, der am häufigsten wehtut, und lässt die Auswertung zunächst dort, wo sie ist.
Woran merkt man, dass die Tabelle an ihre Grenze kommt?
Es gibt mehrere Stände, und niemand weiß sicher, welcher gilt. Wer zuletzt gespeichert hat, gewinnt.
Die Datei ist gesperrt, weil jemand sie offen hat. Gearbeitet wird solange in einer Kopie, die später irgendwie zurückfließen muss.
Es gibt genau einen Menschen, der die Formeln versteht. Wenn der im Urlaub ist, steht der Ablauf.
Was in der Tabelle steht, steht auch im ERP und im Mail-Postfach. Gepflegt wird an allen drei Stellen, oder eben nicht.
Was sind Insellösungen?
Eine Insellösung ist ein Programm, eine Tabelle oder eine Datenbank, die einen Teil der Arbeit erledigt, aber mit den übrigen Systemen nicht verbunden ist. Daten kommen nur hinein, wenn jemand sie abtippt oder kopiert, und nur heraus, wenn jemand sie exportiert. Im Alltag sind das oft Excel-Listen neben dem ERP.
Ein typisches Bild: Die Aufträge stehen im ERP, die Einsatzplanung in einer Excel-Liste und die Rückmeldungen aus dem Außendienst in E-Mails. Wer wissen will, wie weit ein Auftrag ist, sucht an drei Stellen. materium software ersetzt solche Excel-Listen durch Software, die am ERP hängt, oder verbindet die vorhandenen Insellösungen über Schnittstellen, statt alles auf einmal abzulösen.
Was kostet eine Tabelle, die zu viel trägt?
Excel selbst kostet fast nichts. Teuer wird, was darum herum passiert, und das taucht in keiner Position auf.
Doppelte Eingabe
Dieselben Daten werden mehrfach erfasst. Bei der Zutrittswerk Gruppe waren das vor der Anbindung rund fünf Stunden pro Woche, ein Richtwert laut Betrieb.
Fehler, die spät auffallen
Eine verrutschte Formel oder eine überschriebene Zeile fällt erst auf, wenn danach entschieden wurde. Die Korrektur kostet mehr als die Erfassung.
Kein Verlauf
Wer wann was geändert hat, lässt sich nicht rekonstruieren. Bei Reklamationen und Prüfungen fehlt das.
Wissen an einer Person
Gewachsene Tabellen sind selten dokumentiert. Das Risiko hängt an derjenigen Person, die sie gebaut hat.
Wie löst man so etwas ab, ohne den Betrieb anzuhalten?
- Den einen Ablauf herausschneiden
Zuerst nur der Teil, der am häufigsten wehtut. Alles andere bleibt vorerst, wo es ist.
- An echten Daten prüfen
Im Machbarkeits-Sprint läuft der Schritt an einer Kopie der echten Datei, mit einem lauffähigen Ergebnis, das sich selbst starten lässt.
- Erfassung ersetzen, Auswertung lassen
Zuerst wandert nur die Eingabe in die neue Anwendung. Wer weiter in Excel auswerten will, bekommt einen Export. Das nimmt dem Umstieg den Schrecken.
- Anbinden statt danebenstellen
Die neue Anwendung wird mit ERP oder Warenwirtschaft verbunden, damit nicht die nächste Insel entsteht.
- Erst dann den Rest
Was übrig bleibt, wird Schritt für Schritt nachgezogen, oder bleibt in Excel, wo es gut aufgehoben ist.
Wie viel doppelte Eingabe tatsächlich frisst.
Bei der Zutrittswerk Gruppe liefen Daten zwischen mehreren Systemen und Tabellen, mit entsprechender Mehrfacherfassung. Nach der Anbindung entfiel dieser Teil. Zusammen mit der automatisierten Ausschreibungssuche und weniger Rückfragen kommt der Betrieb auf rund einen Arbeitstag pro Woche, der wieder für die eigentliche Arbeit da ist.
Angabe laut Zutrittswerk Gruppe
„Vorher hingen viele Abläufe an Excel-Listen, die jemand von Hand pflegen musste: aufwändig, fehleranfällig und in mehreren Versionen verstreut. Heute liegen die Daten an einer Stelle und laufen automatisch in die anderen Systeme.“
Christoph Merkt, Gründer und Geschäftsführer, Zutrittswerk Gruppe
Weitere ausführliche Berichte zu Kundenprojekten findet ihr hier: Projekte
Eine Tabelle, an der zu viel hängt?
30 Minuten am Telefon, danach eine Seite schriftliche Einschätzung. Dann wisst ihr, ob sich eine Ablösung lohnt, und mit welchem Schritt sie anfangen sollte.
Was vor einer Ablösung meist gefragt wird.
Muss wirklich alles aus Excel raus?
Nein. Excel ist ein gutes Programm: zum Rechnen, Sortieren und für einmalige Auswertungen. Ablösen lohnt sich da, wo mehrere Leute gleichzeitig arbeiten, wo eine Historie gebraucht wird oder wo Daten aus der Tabelle in andere Systeme müssen. Alles andere darf bleiben.
Was passiert mit unseren gewachsenen Daten?
Die werden übernommen. Vorher wird bereinigt und abgebildet, dann gibt es Probeläufe auf einer Kopie. Die eigentliche Übernahme kommt erst, wenn das durchgelaufen ist. Wie das technisch abläuft, steht unter KI-Automatisierung: Schnittstellen & Systemintegration.
Unser Team arbeitet seit Jahren so. Zieht das überhaupt jemand mit?
Deshalb der schrittweise Weg: Zuerst wandert nur die Eingabe, die Auswertung darf zunächst in Excel bleiben. Wer den neuen Weg als Erleichterung erlebt statt als Vorschrift, nutzt ihn auch. Außerdem braucht es eine Person im Haus, die das Thema verantwortet. Ohne die verzögert sich jedes Vorhaben dieser Art.
Was kostet so eine Ablösung?
Das Erstgespräch kostet nichts. Danach kommt die Analyse ab 1.200 €, bei offenen Fragen ein Machbarkeits-Sprint für typischerweise 5.000–10.000 €. Die Ablösung selbst ist meist eine eigene Anwendung und liegt bei uns typischerweise bei 10.000–80.000 €, gebaut in Etappen mit festem Umfang. Welche Faktoren den Aufwand treiben, steht im Artikel Was kostet Individualsoftware?.
Und wenn sich zeigt, dass sich der Umstieg nicht lohnt?
Dann sagen wir das. Zeigt ein Machbarkeits-Sprint, dass sich die Ablösung nicht lohnt, hat er seinen Zweck erfüllt. Er hat ein Projekt verhindert, das Geld gekostet hätte.
Frage nicht dabei? Stellt sie im Erstgespräch, die Antwort kommt schriftlich.
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