Prozesse automatisieren mit KI und Schnittstellen
KI-Automatisierung heißt bei materium software: Daten wandern automatisch zwischen den Programmen, die ihr schon nutzt, statt dass jemand sie von Hand überträgt. Wo ein Schritt Lesen oder Einordnen verlangt, übernimmt ihn KI. Konkret sind das Automatisierungen über E-Mail, Excel und Fachprogramme, Schnittstellen zwischen vorhandenen Systemen, eine API dort, wo ein System keine brauchbare mitbringt, und die Datenübernahme beim Systemwechsel.
Zur fertigen Schnittstelle gehört, was passiert, wenn etwas schiefgeht: Wiederholversuche, ein Protokoll und eine Meldung an einen Menschen. Ohne das taugt eine Schnittstelle nur für die Demo.
Woran merkt man, dass Systeme nicht miteinander reden?
Was im einen System steht, wird im anderen noch einmal erfasst, mit allen Abweichungen, die dabei entstehen.
Eine CSV wird gezogen, in Excel gerichtet und woanders eingespielt. Jede Woche, von Hand, immer gleich.
Ein neues ERP oder CRM kommt, und die Daten samt angebundener Programme müssen mit, ohne dass der Betrieb stillsteht.
Beide Systeme haben eine API. Es fehlt das Stück dazwischen, das die Felder aufeinander abbildet und Fehler abfängt.
Was bauen wir konkret?
Vier Ausprägungen aus den Projekten von materium software, und jede endet mit etwas, das im Betrieb läuft.
Schnittstellenprogrammierung zwischen zwei Systemen
ERP, CRM, Warenwirtschaft, Zeiterfassung oder Branchensoftware werden verbunden, mit Feldabbildung, Fehlerbehandlung und Protokoll, das zeigt, was durchgelaufen ist.
API-Entwicklung für den eigenen Bestand
Wo ein System keine brauchbare Schnittstelle mitbringt, bauen wir eine davor, damit andere Programme sauber andocken können, statt in der Datenbank zu wühlen.
Datenmigration beim Systemwechsel
Bestandsdaten werden bereinigt, abgebildet und übernommen, mit Probeläufen, bevor es ernst wird.
KI-Automatisierung über Systemgrenzen
Ein Vorgang läuft von Anfang bis Ende durch E-Mail, Excel und eure Programme, ohne dass jemand ihn weiterträgt. Wo ein Schritt Lesen oder Einordnen verlangt, übernimmt ihn KI.
Gebaut ist das alles schon:
Zu unseren umgesetzten ProjektenRund ein Arbeitstag pro Woche, der vorher in Suche und Doppelerfassung ging.
Bei der Zutrittswerk Gruppe kamen zwei Dinge zusammen: Passende öffentliche Ausschreibungen wurden von Hand auf Portalen gesucht, und dieselben Daten wurden zwischen den Systemen mehrfach erfasst. Gebaut wurde ein Finder, der Vergaben automatisch findet und bewertet, und eine Anbindung, die die Doppelerfassung überflüssig macht.
Angabe laut Zutrittswerk Gruppe
„Früher mussten wir gleiche Daten in mehrere Systeme eintragen, dabei gab es immer Schiefstand. Mit der neuen Schnittstelle konnten wir das endgültig verbessern und die Daten landen automatisch dort, wo sie gebraucht werden. Das spart uns rund fünf Stunden pro Woche.“
Christoph Merkt, Gründer und Geschäftsführer, Zutrittswerk Gruppe
Weitere ausführliche Berichte zu Kundenprojekten findet ihr hier: Projekte
Zwei Systeme, die nicht miteinander reden?
30 Minuten am Telefon, danach eine Seite schriftliche Einschätzung. Ob sich eine Anbindung lohnt, lässt sich meist schon an den beteiligten Systemen einschätzen.
Was vor einer Anbindung geklärt werden will.
Unsere Software hat gar keine Schnittstelle. Geht das trotzdem?
Meistens ja. Gebraucht wird irgendein Weg hinein und hinaus: eine API, ein Datenbankzugriff, ein überwachtes Verzeichnis, im Zweifel ein geplanter Import. Wo wirklich nichts davon existiert, sagen wir das im Erstgespräch, statt es im Projekt herauszufinden.
Was passiert, wenn eine Übertragung schiefgeht?
Das ist der Teil, der über Erfolg oder Ärger entscheidet. Deshalb gehört er von Anfang an dazu: Wiederholversuche, ein Protokoll darüber, was durchgelaufen ist, und eine Meldung an einen Menschen, wenn etwas hängen bleibt. Eine Schnittstelle ist erst mit Fehlerbehandlung fertig.
Wählt ihr auch das neue System für uns aus?
Ein neues ERP oder CRM wählen wir nicht aus. Bei KI-Tools beraten wir dagegen herstellerneutral, mehr dazu unter KI-Beratung. Steht ein Systemwechsel an, unterstützen wir bei Migration und Anbindung.
Muss der Betrieb dafür stillstehen?
Nein. Wir setzen die Anbindung neben dem laufenden Betrieb auf und schalten sie schrittweise scharf, mit Probeläufen auf Kopien der echten Daten. Was auf keinen Fall gestört werden darf, klären wir vor dem Umstellungstag.
Wem gehört die Schnittstelle danach?
Ihr bekommt die lauffähige Anbindung im Betrieb, eure Daten und die Dokumentation dazu. Wie Betrieb, Übergabe und der Weg ohne uns geregelt sind, steht auf Zusammenarbeit.
Frage nicht dabei? Stellt sie im Erstgespräch, die Antwort kommt schriftlich.
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