Interne Tools und Kundenportale, mit KI an der richtigen Stelle
Ein internes Tool ist eine eigene Anwendung für genau den Ablauf, den kein fertiges Produkt kennt: mit den Feldern, die der Betrieb braucht, den Rechten, die er verlangt, und einer Historie, die eine Tabelle nicht führt. Ein Kundenportal ist derselbe Gedanke nach außen: ein eigener Zugang für Kunden statt derselben Rückfrage per Mail.
materium software bindet beides an die vorhandenen Systeme an. Sonst entsteht die zweite Datenhaltung, die eigentlich verschwinden sollte. KI kommt dort hinein, wo sie Arbeit abnimmt: Eine Sprachnachricht wird zum Eintrag, ein Dokument zu Daten. Der Unterschied zur KI-Integration in bestehende Software: Dort bekommt ein Programm, das schon läuft, eine neue Fähigkeit. Hier entsteht eine eigene Anwendung, weil es für den Ablauf noch keine gibt.
Wann lohnt sich eine eigene Anwendung?
Informationen wandern per Telefon, Foto und Notizzettel und landen am Abend noch einmal von Hand im System.
Immer dieselbe Frage, immer per Mail beantwortet. Ein Portal würde sie überflüssig machen.
Der Prozess ist zu speziell für Standardsoftware und zu wichtig, um ihn weiter in einer Tabelle zu führen.
Erfasst wird auf der Baustelle, im Technikraum, im Lager. Also dort, wo die Verbindung nicht zuverlässig steht.
Was bauen wir konkret?
Vier Ausprägungen aus den Projekten von materium software.
Eigene Anwendung für einen Ablauf
Die Anwendung für genau den Prozess, der heute an Excel und Zuruf hängt, mit Rechten, Historie und Mehrbenutzerbetrieb.
Kundenportal
Ein eigener Zugang für Kunden: Stand, Dokumente, Termine, Rückmeldungen, sauber an ERP oder CRM angebunden, statt als zweite Datenhaltung daneben.
Erfassung von unterwegs
Rückmeldung vom Einsatzort per Web-App oder Sprachnachricht, auch ohne stabile Verbindung. Synchronisiert wird, sobald wieder Netz da ist.
Auswertung für die, die entscheiden
Eine Ansicht, die die Fragen beantwortet, für die heute jemand Zahlen aus drei Systemen zusammenträgt.
Gebaut ist das alles schon:
Zu unseren umgesetzten ProjektenEine Sprachnachricht statt eines Zettels: Doku-Aufwand halbiert.
Bei einem Elektrobetrieb wurden Einsatzrapporte abends von Hand nachgetragen. Heute spricht der Monteur den Rapport direkt vom Einsatzort auf. Die Aufnahme wird automatisch strukturiert und landet als fertiger Eintrag in der Tabelle. Der Doku-Aufwand je Rapport sank von rund zehn auf rund fünf Minuten, bei rund zwanzig Rapporten pro Woche.
Angabe laut Elektrotechnik Wagner GmbH
„Das spart uns jede Woche Stunden und nimmt richtig Chaos raus. Die Rechnungen gehen viel schneller raus, dadurch ist das Geld wieder schneller auf dem Konto.“
Tobias Wagner, Elektrotechnik Wagner GmbH
Weitere ausführliche Berichte zu Kundenprojekten findet ihr hier: Projekte
Ein Ablauf, der an Zuruf und Zettel hängt?
30 Minuten am Telefon, danach eine Seite schriftliche Einschätzung. Wer lieber schreibt, schickt das Anliegen schriftlich.
Was dazu meist gefragt wird.
Warum eine eigene Anwendung statt einer weiteren Tabelle?
Weil eine Tabelle keine Rechte kennt, keine Historie führt und nicht verträgt, dass zwei Leute gleichzeitig darin arbeiten. Solange das nicht wehtut, ist Excel völlig in Ordnung. Wir bauen erst, wenn diese Punkte anfangen, Zeit und Vertrauen zu kosten. Mehr dazu unter Excel & Insellösungen ablösen.
Läuft das auch ohne Internet?
Ja, wenn der Fall es verlangt. Bei der Field-Service-Software für zwei Kunden aus der Zutrittstechnik ist der Offline-Betrieb der Normalfall. Synchronisiert wird, sobald wieder Netz da ist. Das ist Aufwand und wird deshalb nur gebaut, wo es gebraucht wird.
Muss das an unser ERP angebunden werden?
In der Regel ja, sonst entsteht die zweite Datenhaltung, die eigentlich weg sollte. Wie so eine Anbindung läuft, steht unter KI-Automatisierung: Schnittstellen & Systemintegration.
Wie fangen wir klein an?
Mit dem einen Schritt im Ablauf, der am meisten wehtut. Bei den Sprachrapporten war das die Sprachnachricht statt des Zettels, alles Weitere kam später dazu.
Frage nicht dabei? Stellt sie im Erstgespräch, die Antwort kommt schriftlich.
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