↰ Alle Projekte

Vom Kundenformular zum fertigen Angebot

Ein Elektrobetrieb schrieb Kostenvoranschläge für Hagelschäden von Hand, rund eine halbe Stunde je Angebot. Die meiste Zeit ging für die Suche drauf: Welches Modul liegt auf dem Dach, gibt es das noch, was kostet es heute, und welches passt sonst in dieselbe Halterung? Heute meldet der Kunde seinen Schaden selbst, den Rest sucht und rechnet das System, das materium software dafür gebaut hat. Der Betrieb nennt rund fünf Minuten je Angebot.

30 → 5 Minje angebot, angabe des betriebs
4schritte für den kunden

Ihr bekommt viele Anfragen und schreibt Angebote noch von Hand?

Kostenloses Erstgespräch buchen

Steckbrief

Kunde
Elektrotechnik Wagner GmbH, Elektrotechnik und Photovoltaik, St. Johann-Gächingen
Zeitraum
Gebaut im August 2026, seit Ende August im Betrieb, seither laufend nachgeschärft
Umfang
  • Öffentliche Meldestrecke
  • Modul- und Ersatzteilerkennung
  • Kalkulation
  • PDF-Kostenvoranschlag
  • Freigabe
  • Versand
  • Nachfassen
  • digitale Auftragsannahme
Art des Belegs
Zeitangabe des Betriebs im Vorher/Nachher-Vergleich. Ein Betrieb, eine Schadensart, Zahl aus den ersten Betriebswochen
Die ganze Geschichte
Ausgangslage

Nach dem Hagel kamen mehr Anfragen, als der Betrieb rechnen konnte.

Ende August 2026 zog ein Hagelunwetter über die Schwäbische Alb und beschädigte in der Region reihenweise Photovoltaikanlagen. Für jede beschädigte Anlage braucht die Gebäudeversicherung denselben Nachweis: einen Kostenvoranschlag, der Modul für Modul aufführt, was der Schaden kostet. Der Betrieb hat drei Beschäftigte. Die Anfragen kamen schneller herein, als Kostenvoranschläge herausgingen.

Der Aufwand steckte im Suchen:

  • Welches PV-Modul liegt da überhaupt auf dem Dach?
  • Wird es überhaupt noch gebaut?
  • Und was kostet es heute?

Daran hängt die meiste Zeit. Module aus den Zehnerjahren stehen bei Händlern oft noch mit einem alten Listenpreis im Netz, sind dort aber längst als nicht lieferbar markiert. Wer den Preis einfach übernimmt, rechnet an der Wirklichkeit vorbei: Ersatzmodule kosten heute ein Vielfaches der alten Listen. Also weitersuchen, welches Modul statt dessen passt, und dabei Abmessungen, Rahmenhöhe und Leistung einzeln gegen das Datenblatt prüfen. Dazu Gerüst, Montage, Prüfung nach Norm. Der Betrieb rechnet für einen Kostenvoranschlag rund eine halbe Stunde.

Aufgabe

Die Angaben müssen dort entstehen, wo sie vorliegen.

Alles, was der Betrieb für die Berechnung brauchte, lag beim Kunden: die Anzahl der Module, wie viele davon getroffen sind, die Dachform, das Typenschild auf der Rückseite. Der übliche Weg dorthin war ein Telefonat, oft mehrere, dazu Fotos per Nachricht. Naheliegend war deshalb, die Angaben beim Kunden abzuholen, in einer Form, die auch jemand ohne Vorkenntnisse ausfüllen kann.

Vier Fragen waren dabei zu lösen:

  • Wie erkennt man ein Modul, dessen Bezeichnung der Kunde nicht kennt?
  • Wie findet man Ersatz, wenn das Original seit Jahren nicht mehr gebaut wird, ohne dass am Ende ein Modul geliefert wird, das nicht in die Klemmen passt?
  • Woher kommt ein belastbarer Preis, wenn der Preis im Netz zu einem Modul gehört, das es nicht mehr zu kaufen gibt?
  • Wie behält der Betrieb die Kontrolle, wenn die Berechnung eine Maschine macht?
Was gebaut wurde

Vier Schritte beim Kunden, ein Angebot im Betrieb.

Der Kunde füllt eine Webstrecke in vier Schritten aus, auf dem Handy in etwa drei Minuten: Anlage, Schaden, Kontakt, Fotos. Was er nicht weiß, darf er offen lassen. Die Strecke ist öffentlich: Meldestrecke des Betriebs ansehen (echt und scharf, bitte nur anschauen). Danach läuft alles ohne Zutun weiter:

  • PV-Modul erkennen. Erst gegen den gepflegten Katalog, sonst per KI-Recherche. Ein Foto vom Typenschild genügt, freiwillig auch das Datenblatt.
  • Ersatz finden, wenn es das Modul nicht mehr gibt. Abmessungen, Rahmenhöhe und Leistung werden einzeln geprüft, die Rahmenhöhe am strengsten. Sonst liegt das Modul richtig auf, die Klemmen greifen aber nicht.
  • Aktuellen Preis holen, nur mit belegter Quelle. Ohne Quelle wird der Fund verworfen. Fällt der Preis je Watt aus dem üblichen Rahmen, geht der Vorgang auf Rot.
  • Angebot bauen. Kostenvoranschlag als PDF im Briefkopf des Betriebs, dazu eine Karte auf dem Aufgabenboard.

Der Betrieb sieht auf der Karte, was das System angenommen hat, und zieht sie auf „Freigegeben“. Erst dann geht die Mail an den Kunden. Preise und Regeln liegen in der Warenwirtschaft. Der Betrieb ändert sie selbst, ohne uns.

Die Meldestrecke, wie der Kunde sie sieht: vier Schritte, mitrechnende Hinweise. Das PV-Modul, einen lieferbaren Ersatz und den Preis sucht danach das System.
Was danach passiert

Wie sicher ist das Ergebnis?

Jede Karte trägt eine Ampel. Zwei Zustände, kein Gelb. Grün heißt: kein Befund, der Betrieb liest gegen und gibt frei. Rot heißt: Da muss ein Mensch draufschauen. Der Grund steht oben auf der Karte, nichts geht still durch.

Rot wird es zum Beispiel, wenn

  • das Originalmodul nicht mehr lieferbar ist,
  • der Preis je Watt oder die Gesamtsumme aus dem üblichen Rahmen fällt,
  • ein Ersatzmodul mehr Leistung hätte als das Original,
  • die Erkennung des Moduls zu unsicher war,
  • die Preisliste nicht erreichbar war und mit der Notfallkopie gerechnet wurde,
  • Angaben nicht zusammenpassen, etwa mehr defekte Module als vorhandene.

Daneben gibt es reine Hinweise, die die Ampel nicht schalten: fehlende Dachmaße, eine geschätzte Gerüstfläche, eine Arbeitsbühne statt Gerüst. Sie stehen auf der Karte, halten aber nichts auf.

Will man etwas ändern? Als Kommentar auf die Karte schreiben, in normalen Sätzen. Das System liest alle Kommentare, rechnet neu und legt ein neues PDF an.

Danach fasst es selbstständig nach, mit Fristen, die zum Ablauf der Versicherung passen. Nimmt der Kunde an, unterschreibt er online, und aus dem Angebot wird ein Auftrag im System des Betriebs. Wie so etwas an vorhandene Systeme andockt, steht unter Schnittstellen und Systemintegration. Der KI-Teil, also Modulerkennung und Ersatzsuche, ist unter KI-Integration in bestehende Software beschrieben.

Nachbau des Aufgabenboards in Asana, mit erfundenen Beispielkarten. Ampel und Betrag stehen im Kartentitel. Erst das Ziehen auf „Freigegeben“ schickt die Mail an den Kunden.
Ergebnis

Was dieser Fall zeigt.

Die fachliche Prüfung bleibt beim Betrieb, das Suchen fällt weg.

„Früher mussten wir nach einem (Hagel-)Schaden an PV-Anlagen mühsam Ersatzmodule und Preise im System suchen. Heute tippt der Kunde die Daten in eine Website ein, und wir sind in 5 statt 30 Minuten fertig. Da die manuelle Sucharbeit fast komplett wegfällt, läuft die Angebotserstellung super schnell und einfach. Unsere Kunden sind von diesem schnellen Service begeistert, und wir sparen jede Menge Arbeit.“

Tobias Wagner, Inhaber, Elektrotechnik Wagner GmbH

Was der Fall zeigt

  • Läuft seit Ende August 2026 im Tagesgeschäft: echte Kunden, echte Angebote, online angenommene Aufträge.
  • Rund fünf Minuten je Angebot statt rund einer halben Stunde, so nennt es der Betrieb.
  • Angaben aus einem Kundenformular reichen, um einen prüffähigen Kostenvoranschlag zu rechnen.
  • Die Suche nach PV-Modul, lieferbarem Ersatz und aktuellem Preis lässt sich abgeben.
  • Nichts geht ungeprüft raus. Unsichere Fälle landen rot auf der Karte, freigegeben wird von Hand.

Die Zeitangabe hat der Betrieb genannt.

Wie es weitergeht

Was als Nächstes ansteht.

Die Strecke wird im laufenden Betrieb nachgeschärft, meist entlang dessen, was in der Praxis auffällt: Preise, Toleranzen, Fristen, zusätzliche Positionen. Der Bauteilkatalog wächst mit jedem Fall, den die Recherche belegt zurückmeldet.

Die Leistung hinter diesem Fall beschreibt Interne Tools und Kundenportale. Wie Betrieb, Übergabe und die Exit-Regel geordnet sind, steht auf Zusammenarbeit. Wo so ein Projekt anfängt, beschreibt die KI-Beratung mit Analyse.

Aktualisiert am · Autor:

Der nächste Schritt

Habt ihr auch so einen Vorgang, den jemand jedes Mal von Hand zusammensucht?

30 Minuten am Telefon, danach eine Seite schriftliche Einschätzung. Wer lieber schreibt, schickt das Anliegen schriftlich.

Kostenloses Erstgespräch buchenAnliegen schriftlich schicken

Alle Projekte ansehen

Produktiv

Läuft im Tagesgeschäft des Kunden. Zahlen dazu stammen aus dem laufenden Betrieb.